Möte 2023-11-17

Ordförande ställer frågan om någon närvarande anmäler jäv.

Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2014. Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv).

Styrelsen följer upp senaste mötesprotokollet från den 29 september.

Dataskyddsombudet besöker styrelsen.

Olof Bäckman, biträdande stabschef deltar vid dagens sammanträde för att informera om kommunens anslagstavla och rutiner för anslag, justering, besluts giltighet.

Patrik Jonasson, vd rapporterar regelbundet till styrelsen.

Patrik Jonasson, vd informerar vid sammanträdet om ekonomiskt läge för Ånge Fastighets och Industri AB.

I aktuella projekt har förutsättningarna ändrats för de investeringar som ÅFAs styrelse tidigare beslutat om. Det beror tex på att belopp bedömts i tidigt skede och att förändringar senare önskats av hyresgäst eller har behövt göras av andra skäl. I något fall har prisnivåer på marknaden ändrats från tidpunkten när ursprunglig budget togs fram tills att upphandlingar är genomförda. Redovisningen syftar till att informera styrelsen om förändringar i slutkostnadsprognoser och få justerade accepterade av ÅFAs styrelse. Sammanställningen behandlar inte underhållsprojekt mm som beslutas inom VD:s attesträtt.

Enligt styrelsens arbetsordning ska budget för kommande år enbart behandlas i styrelsemöte i maj. Det finns skäl att uppdatera budget och beslut om denna senare under året och därför läggs budget för 2024 även som en extra punkt under möte i november.

Verksamhetsplanen tas enligt styrelsens arbetsordning i maj varje år för tre år.

Verksamhetsplanen har fram till nu varit ett separat dokument med separat uppföljning. Från och med nu kommer planen och uppföljning av denna hanteras i kommunens system Stratsys.

I arbetsordningen finns ingen punkt för uppföljning av innevarande år gentemot verksamhetsplanen men det har bedömts relevant att en sådan rapportering görs i slutet av verksamhetsåret tillsammans med andra utvärderingar.

Syftet med internkontroll är att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen i frågor som
rör verksamhet, ekonomi och personal.

I Arbetsordningen § 7 Övriga återkommande ärenden - Årshjul:
November - Internkontrollplan för kommande år.

Varje nämnd/styrelse ska årligen genomföra en risk- och konsekvensanalys och upprätta en
internkontrollplan. Resultatet av risk- och konsekvensanalysen utgör grunden för
internkontrollplanen

Ärendet avser antagande av sammanträdesdatum för Ånge Fastighets och Industri AB.

Styrelsen ska enligt arbetsordningen, § 7 Återkommande ärenden - Årshjul, utvärdera styrelsens arbete i november månad.

Styrelsen ska enligt Arbetsordningen, § 7 Återkommande ärenden - Årshjul, utvärdera vd och vd:s arbete i november månad.

Styrelseledamöter och suppleanter har möjlighet att ställa frågor om bolagets verksamhet.