Möte 2021-12-16

Styrelsen följer upp senaste mötesprotokollet från den 4 november 2021 vid dagens sammanträde.

Ärendet avser antagande av en informationshanteringsplan för lednings- och stödprocesser.

Förvaltningens övervägande

Varje nämnd har att anta en plan för hur information ska hanteras. Kommunen går mot en digital och effektiv förvaltning, och som ett viktigt steg behövs därför en aktuell informationshanteringsplan. Arkivlagen (1990:782) föreskriver att myndigheter ansvarar för förvaltandet av sina arkiv. Till detta ansvar inräknas eventuell gallring.

Det finns många sätt att arbeta fram och skapa en plan på men den ska alltid utgå från verksamheten där den upprättas och det viktigaste är att det tydligt framgår hur handlingarna ska hanteras. Det är lämpligt att informationshanteringsplanen utgår från de processer som finns. Detta för att planen inte ska behöva göras om varje gång organisationen förändras. Sveriges kommuner och regioner har tillsammans med riksarkivet tagit fram en klassificeringsstruktur för informationshanteringsplanen som utgår från processer och lagstiftning som gäller för kommuner. Kommunstyrelsens nuvarande Informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) från tidigare år saknar en övergripande klassificeringsstruktur som kan hantera alla processer och arbetssätt som pågår inom kommunen.

Vissa av processerna förekommer enbart centralt i kommunen, men många finns i samtliga nämnder och på samtliga förvaltningar. Den digitala utvecklingen gör att vi hela tiden hittar nya bra arbetsmetoder i kommunen, informationshanteringsplanerna ska givetvis spegla detta.

Motsvarande informationshanteringsplan presenteras för socialnämnden, tekniska nämnden, utbildningsnämnden samt de helägda bolagen Ånge Fastighets- och Industribolag och Ånge Energi AB.

Uppföljning
Om kommunstyrelsen och nämnderna antar denna informationshanteringsplan för stöd- och ledningsprocesser kan arbetet under 2022 och framåt fortsätta med informationshanteringsplan för kärnprocesserna. Det arbetet kommer utgå från samma principer som detta ärende och innebär effektiviseringar och ökat transparens och insikt för allmänheten. Detta arbete är viktigt utifrån den digitala utvecklingen och utifrån de verksamhetssystem en modern myndighet använder och den information som bearbetas däri.

Styrelsen ska utvärdera verksamheten i november enligt Arbetsordningen § 7