Möte 2021-02-17

Med anledning av situationen med spridning av coronavirus, Covid-19, rekommenderar Folkhälsomyndigheten och Regeringen att åtgärder för att reducera smittspridning vidtas.

Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Ånge kommun kap 2.5: Styrelsen och nämnderna får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud

Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet.

Kommunstyrelse och nämnder har som rutin att inleda samtliga möten med en kontrollfråga om jäv inför mötet.

Jäv enligt Kommunallagen 6 kap, 28 - 30§:

En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar.

Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om

• saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående,
• jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,
• ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till,
• jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller
• det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet.

Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna.

Uppföljning av nämndens ekonomi.

Ånge kommun har utifrån skollagen 10 kap 37 § att besluta om bidrag för fristående huvudmän.

Belopp ska fastställas för elever som 2021 går enskild grundskola vid Broarps skola, Skönbergsvägen 43, 575 39 Eksjö.

Ånge kommun har utifrån skollagen 16 kap 52 § att besluta om bidrag för fristående huvudmän.

Belopp ska fastställas för elever som 2021 går, HV- hud programmet vid Drottning Blankas gymnasieskola i Sundsvall, Plusgymnasiet AB, Box 213, 101 24 Stockholm.

Bidragsbelopp till fristående huvudmän gymnasieskolan 2021

Ånge kommun ingår i gymnasiesamverkan med Sundsvall, Sollefteå, Kramfors, Härnösand, Timrå och Örnsköldsvik.

Riksprislistan tillämpas om:

• aktuellt gymnasieprogram inte finns i någon av samverkansområdets kommuner, eller
• att friskolan är belägen utanför samverkansområdet och hemkommunen inte har programmet.

Ånge kommun har utifrån skollagen 16 kap 52 § att besluta om bidrag för fristående huvudmän.

Belopp ska fastställas för elever som 2021 går NBDJU-programmet vid Realgymnasiet i Sundsvall, Lärande i Sverige AB, Lindövägen 5 B, 602 28 Norrköping.

Ånge kommun ingår i gymnasiesamverkan med Sundsvall, Sollefteå, Kramfors, Härnösand, Timrå och Örnsköldsvik.

Riksprislistan tillämpas om:

• aktuellt gymnasieprogram inte finns i någon av samverkansområdets kommuner, eller
• att friskolan är belägen utanför samverkansområdet och hemkommunen inte har programmet

Utbildningsnämnden beslutade i samband med beslut om budget för 2021 om att föreslå att en avgift för musikskolans elever införs.

Förslag till införande av avgift har lämnats av musikskolechef Adam Falk.

Aktuell information från utbildningsnämndens verksamhet.

Förslag till genomförande av tre organisationsförändringar som påverkar utbildningsförvaltningens ledning och styrning.

Organisationsförändring 1 – Förändring av rektorsorganisationen VUX/Gymnasiet

I takt med att vuxenutbildningen och Bobergsgymnasiet växer och ett ökat elevantal behöver ledningsfunktionen förändras och styrning tydliggöras. Karin Höglin, biträdande rektor VUX, föreslås bli rektor för VUX. Förändringen sker omgående efter beslut och tidigast efter att delegationsordning är förändrad. Från och med förändringen blir Karin Höglin direkt underställd skolchef. Karin genomgår för närvarande det statliga rektorsprogrammet. Förändringen samverkas med fackliga organisationer den 11 februari.

Organisationsförändring 2 – Tillförordnad rektor vid Fränstaskolan

Katrinne Bylund, rektor för Fränstaskolan, avslutar sitt uppdrag den 31 mars 2021. Johanna Fanberg, utvecklingsledare, går in som tf. rektor för Fränstaskolan fr.o.m. 1 april. I samband med att övergången sker kommer en rekryteringsprocess starta för ny rektor Fränsta fr.o.m. hösten 2021.

Förändringen innebär att förvaltningens arbete behöver prioriteras om. Förvaltningens kapacitet minskar betydligt då endast skolchef och 50% ekonom finns att tillgå under andra halvan av vårterminen. Prioriterat har varit att fortsätta behålla stabilitet i rektorsorganisationen. Förändringen är samverkad med fackliga organisationer 28 januari.

Organisationsförändring 3 – Påbörja rekrytering av förvaltningsfunktion

Ånge kommuns utbildningsförvaltning har under flera års tid varit underbemannade utifrån statligt och kommunalt ansvarsområde. I och med förändring av uppdrag och högre förväntningar på genomförande, utveckling, resultatanalys och strategisk planering, krävs ett organisationsträd som kan motsvara dessa förväntningar. Utbildningsförvaltningen bör bygga stödfunktioner som är hållbara och med fokusområden för bättre ledning och styrning. Uppdragens innehåll och karaktär behöver renodlas och på så sätt förtydligas för att kunna ta nästa steg.

Förslaget är att utöka förvaltningen (2,5 tjänst) med ytterligare en tjänst för att möta dagens krav.

Utvecklingsledarens uppdrag innebär följande ansvarsområden:

Skolutveckling/verksamhetschef – SKA-arbete resultat och analys, VFU/MIUN-samordning, verksamhetschefs för centrala elevhälsan och EMI, inskrivning särskola.

Rekrytering av IT-ansvarig/digitaliseringsstrateg för skolan/förskolans utvecklingsarbete. Uppdraget innebär följande ansvarsområden:

Digitalisering/IT, statsbidragskontroll, skolskjutsar, systemansvarig/GDPR, skolans e-tjänster, hemsidor, samordnare för skoladministratörer, skolpeng och tilläggsbelopp.

Förvaltningens funktioner blir direkt underställd skolchef. Funktionerna ingår i ledningsgrupp tillsammans med rektorer. Samtliga kommer att ha ett rapporterings och uppföljningsansvar till utbildningsnämnden.

/ Kent Ylvesson, Skolchef

Redovisning till nämnden av det systematiska kvalitetsarbete i verksamheterna.

Redovisningen i februari innehåller:

• Verksamheternas värdegrundsarbete
• Frånvarostatistik
• Betygssammanställningar och analyser
• Sammanställning över tillgången till platser i förskolan och fritidshem
• (Delårsanalys från verksamheterna), flyttas till mars
• Uppföljning Kordelia friskola
• Elever inom gymnasiesärskola hos andra huvudmän
• Incidenter

Per Håkansson, rektor Bobergsgymnasiet, redogjorde för nämnden i juni om förslag på möjlig förändring/utökning av programstrukturen vid Bobergsgymnasiet.

Förslag till utökning av program gällde Bygg- och anläggning samt Fordonsprogrammet.

Vid dags datum finns totalt 83 förstahandssökande till samtliga program och åk.1 vid Bobergsgymnasiet. Procentuellt är det den högsta andelen förstahandsval från kommunens åk.9 under 2000-talet för Bobergsgymnasiet. Av dessa är 12 egna elever. Resterande är åk.9 samt 4 externa sökande från annan kommun.

Söksiffrorna förändras från dag till dag men prognosen bedöms ändå stabil. I dagsläget finns 18 förstahandssökande till BA och 7 till FT. Några av dessa elever är elever från Bobergsgymnasiets IM-program och några elever saknar fortfarande full behörighet till nationellt program. Förhoppningsvis kan enskilda elever bli klar med sin behörighet i åk.9.

/ Kent Ylvesson, Skolchef

Utbildningsnämnden får kompletterande information vid mötet.

Tidigare beslut:

Utbildningsnämnden 2020-06-17 § 66.

• Nämnden ser positivt på skrivelsen och ger rektor klartecken att börja marknadsföra de föreslagna nya programmen.
• Nämnden beslutar att hos kommunstyrelsen ansöka om en kostnadstäckning för de tre första åren av denna nya satsning.

Risk- och väsentlighetsanalys – Identifierade risker inför beslut om internkontrollplan 2021

Varje nämnd/styrelse ska årligen genomföra en risk- och väsentlighetsanalys och upprätta en internkontrollplan. Resultatet av risk- och väsentlighetsanalysen utgör grunden för internkontrollplanen.

Syftet med internkontroll är att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen i frågor som rör verksamhet, ekonomi och personal.

Internkontrollplanen fastställs av respektive nämnd/styrelse inför varje nytt år och delges kommunstyrelsen och revisionen. Väsentlighet och risk är utgångspunkten vid val av kontrollmoment, fel som kan tänkas uppstå och som kan medföra stor skada och det är en påtaglig risk för att den ska kunna inträffa.

Kommunstyrelsen har 2020-12-15 § 241 fattat beslut om koncernövergripande risker som ska följas upp 2021:

Beslut kommunstyrelsen:

1. Rekrytering och personuppgiftshantering är koncernövergripande risker som styrelse,

nämnder och bolag ska följa upp och rapportera under 2021.

Utbildningsförvaltningen har genomfört en riskinventering inför beslut om internkontrollplan 2021. Under områdena ekonomi, personal och verksamhet har ett antal risker identifierats. Risk- och väsentlighetsanalysen innehåller sannolikhet, konsekvens och riskvärde.

Underlaget ligger som grund inför upprättande av internkontrollplan 2021.

/ Kent Ylvesson, Skolchef

Nämnden ska besluta om ett arbetsutskott ska inrättas för utbildningsnämnden.

Arbetsutskottet bereder ärenden till nämnden. Arbetsutskottet består av ordförande, vice ordförande och en ledamot från oppositionen. Arbetsutskottets möte hålls i samband med beredning inför nämnden och innebär inte något ytterligare möte för ledamöterna.

Utse ersättare till arbetsutskott för utbildningsnämnden.

Kommunrevisorerna har via KPMG gjort en uppföljning av granskningar gjorda 2016-2018.

Utbildningsnämnden ska besvara två rekommenderade åtgärder i uppföljningen.

Avsnitt 4.1.1 Bedömning avseende Granskning av beslut i styrelse och nämnder.
”Vi rekommenderar att rutinerna för att utbilda nyvalda ledamöter ses över och att utvärdering av styrelse och nämnders arbeten formaliseras så att det sker minst en gång per mandatperiod.”

Förslag till svar:

Vid mandatperiodens början får alla ledamöter en grundlig utbildning om nämndens verksamhetsområden, lagrum och uppdrag. Ledamöter har även rätt att ta ut dagar för arbetsplatsbesök och vidareutbildning.

För nya ledamöter (och befintliga också) finns information för politiker på hemsidan som berör mötesrutiner, arvoden, med mera. De får också information från ordförande, förvaltningschef och nämndsekreterare när de påbörjar sin tjänstgöring i nämnden. Sedan löpande utbildning med förklaringar i samband med att ärenden behandlas i nämnden för nya ledamöter och repetition för övriga ledamöter. Det finns ingen fastlagd rutin eller checklista.

Ett löpande förbättringsarbete sker vid behov i nämnden. Utbildningsnämnden överväger om det behövs en formell utvärdering av nämndens arbete. Nämnden avvaktar om kommunstyrelsen ger riktlinjer.

Avsnitt 5.3.1 Granskning av införandet av dataskyddsförordningen
”Vi rekommenderar styrelse och nämnder att säkerställa att arbetet med den nya rutinen för uppföljning och rapportering färdigställs.”

Förslag till svar:

Handlingsplan med checklista som togs fram i samband med att GDPR infördes gäller. Handlingsplanen är uppbyggd med information kring åtta insatsområden med aktiviteter som behöver genomföras. Flera av aktiviteterna i planen är redan helt eller delvis slutförda men finns med för att tydliggöra kraven på anpassningar.

Respektive förvaltningschef och VD i bolagen ansvarar, med stöd av verksamhetschefer och enhetschefer, för att aktiviteterna i handlingsplanen följs upp och rapporteras till personuppgiftsansvariga och till dataskyddsombudet.

Till handlingsplanen finns en checklista som underlättar för förvaltningarna att dokumentera och rapportera status för de aktiviteter som genomförs.

Checklistan med aktiviteter ska redovisas till nämnden, som är personuppgiftsansvarig.

Uppdatering av checklistan kommer att göras.

Kommunen har ansvar för unga 16-19 år som inte går ett nationellt program på gymnasiet. Det kallas kommunalt aktivitetsansvar (KAA) och omfattar ungdomar som är folkbokförda i kommunen. I Ånge har Utvecklingsenheten ansvar för att följa upp om den unga av någon anledning valt bort gymnasieskolan och i dagsläget inte har någon sysselsättning. Målet med uppföljningen är att motivera till återgång till studier.

Redovisning av kommunalt aktivitetsansvar i december 2020 och januari 2021.

Utbildningsnämnden gör en uppföljning av de beslut som nämnden tagit 6 månader tidigare. Ärenden som bedöms angelägna att följa upp rapporteras av ansvarig handläggare i nämnden.

Nämnden hade inget möte i augusti.

Nämnden kan delegera beslutanderätten i de ärenden eller grupper av ärenden som nämnden önskar, inom ramen för sitt uppdrag och enligt vad kommunallagen tillåter.

Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden.

Skolchefens beslut:

Enligt uUtbildningsnämndens beslut 2020-12-09 § 166 (utb 20/126)

• utb 21/3-1 Beslut om att bedriva partiell/växelvis fjärr eller distansutbildning åk 7-9

• utb 21/14-1 Beslut om att bedriva partiell/växelvis fjärr eller distansutbildning åk 7-9

• utb 21/14-2 Beslut om att bedriva partiell/växelvis fjärr eller distansutbildning åk 7-9

Beslut enligt delegeringsordning:

• utb 21/16-3 Beslut om ansökan om tilläggsbelopp. Utbildningsnämndens delegeringsordning, P 2.

Rapport från ledamöter och ersättare.

Ledamöter och ersättare ställer frågor om utbildningsnämndens verksamhet.