Möte 2021-03-17

Med anledning av situationen med spridning av coronavirus, Covid-19, rekommenderar Folkhälsomyndigheten och Regeringen att åtgärder för att reducera smittspridning vidtas.

Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Ånge kommun kap 2.5: Styrelsen och nämnderna får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet.

Kommunstyrelse och nämnder har som rutin att inleda samtliga möten med en kontrollfråga om jäv inför mötet.

Jäv enligt Kommunallagen 6 kap, 28 - 30§:

En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar.

Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om

• saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående,
• jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,
• ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till,
• jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller
• det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet.

Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna.

Utbildningsnämnden ska fastställa årsredovisning för 2020.

Utbildningsnämnden önskar ombudgetera 1 075 tkr från 2020 års investeringsbudget till 2021 års investeringsbudget.

Uppföljning av nämndens ekonomi.

Aktuell information från utbildningsnämndens verksamhet.

Redovisning till nämnden av det systematiska kvalitetsarbetet i verksamheterna.

Internkontrollplan med tidsatta aktiveter för Utbildningsnämndens internkontroll 2021 presenteras.

Utbildningsförvaltningen har utrett frågan om att föra tillbaka åk.6 till mellanstadiet i svar på motion från Vänsterpartiet. Utredningen visar att det är möjligt att genomföra detta med start höstterminen 2021. Genomförandet beskrivs i svarsunderlaget. Finansiella förutsättningar med 1,5 mkr/år krävs. Löfte om finansiering har givits på förhand.

Tidigare beslut:
Utbildningsnämnden 2020-12-09, §138: 
1. Utbildningsnämnden ser positivt på motionen och skickar frågan för vidare hantering i kommunstyrelsen. Förändringen är möjlig att genomföra och nämnden ser en förväntad kvalitetshöjning för eleverna. Utbildningsnämnden understryker att medel måste tillföras nämnden för att det ska vara möjligt att genomföra förändring enligt motionens intentioner och skolchefens yttrande.

Kommunfullmäktige 2021-02-22 §10:
Kommunfullmäktige beslutar att bifalla motionen.

Utbildningnämnden ska svara på revisorernas rapport Granskning av protokoll och styrande dokument på kommunens hemsida

Revisorerna har genomfört en granskning av protokoll och styrdokument på kommunens hemsida. Revisorernas sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att det inte finns några dokumenterade riktlinjer eller rutiner för publicering av protokoll och styrdokument eller för anslag av protokoll på hemsidan. Ånge kommun har en författningssamling på kommunens hemsida under "Regler och styrande dokument". Aktualiteten på styrdokumenten på Ånge kommuns hemsida varierar och det finns enligt vår bedömning behov av översyn av dokumenten.

På Ånge kommuns hemsida hanteras inga sekretessuppgifter. Dokument med sekretessuppgifter läggs inte ut på hemsidan. Anslagen av protokoll görs på ett korrekt sätt, men det går inte att hitta protokollen i anslutning till anslaget. Enligt vår bedömning finns en risk för att bilagor sekretessmarkeras med hänvisning till GDPR utan att så är nödvändigt.

Utifrån bedömning och slutsats rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen och berörda nämnder att:

— Skriftliga rutiner tas fram för publicering av styrdokument, publicering av protokoll och anslag av protokoll på hemsidan.

— att ett förtydligande görs av internt vad som ska finnas på hemsidan och vad som ska publiceras på "Regler och styrande dokument" och att i riktlinjerna tydliggöra vad som ska publiceras på intranätet respektive hemsidan.

—tekniska nämnden att kontrollera att aktuell delegeringsordning är publicerad och om så är fallet, att se över behovet av revideringar i nämndens delegeringsordning.

— det görs en översyn av befintliga dokument på "Regler och styrande dokument", av dokumentens aktualitet och att uppdateringar/revideringar görs vid behov samt att riktlinjerna kompletteras med rutiner som säkerställer en regelbunden genomgång av publicerade dokument.

— justerade protokoll kopplas direkt till det aktuella anslaget.

— rutinerna för sekretessmarkering av bilagor i protokoll ses över och att sekretessmarkering på grund av personuppgifter endast görs när det handlar om personuppgifter som enligt sekretesslagen är skyddade.

Elin Rapp, kanslichef/kommunsekreterare lämnar yttrande på rapporten till kommunstyrelsen:

Revisionens rekommendation:

— Skriftliga rutiner tas fram för publicering av styrdokument, publicering av protokoll och anslag av protokoll på hemsidan.

Svar: Ja, mer skriftlig dokumentation kommer att tas fram.

— att ett förtydligande görs av internt vad som ska finnas på hemsidan och vad som ska publiceras på "Regler och styrande dokument" och att i riktlinjerna tydliggöra vad som ska publiceras på intranätet respektive hemsidan.

Svar: Ja, mer skriftlig dokumentation kring fördelningen vi gör mellan internt och externt.

—tekniska nämnden att kontrollera att aktuell delegeringsordning är publicerad och om så är fallet, att se över behovet av revideringar i nämndens delegeringsordning.

Svar: revideringar är aktuella för både styrelsen och nämnderna, men skjuts fram på grund av covid-19.

— det görs en översyn av befintliga dokument på "Regler och styrande dokument", av dokumentens aktualitet och att uppdateringar/revideringar görs vid behov samt att riktlinjerna kompletteras med rutiner som säkerställer en regelbunden genomgång av publicerade dokument.

Svar: Ja, men inte prioriterat under pågående krishantering.

— justerade protokoll kopplas direkt till det aktuella anslaget.

Svar: Nej, det är dyrt, innebär mycket merarbete och är inte ett lagkrav.

— rutinerna för sekretessmarkering av bilagor i protokoll ses över och att sekretessmarkering på grund av personuppgifter endast görs när det handlar om personuppgifter som enligt sekretesslagen är skyddade.

Svar: Ånge kommun har öppenhet och transparens som princip. Men det finns inga lagkrav om att kommunen måste ha publicering på webben. Så vårt webbdiarium och vår öppna mötesportal är en utökad service. Om uppgifterna som är dolda efterfrågas så lämnas de ut via nämndsadministrationen. Ofta handlar det inte om sekretessmarkeringar utan personuppgifter som skyddas genom GDPR. Det skulle vara administrativt krävande att gå igenom materialet och sudda personuppgifter (högre risk att personuppgifter missas).

Utbildningsnämnden ska införa ett arbetsutskott från och med hösten 2021. Nämnden har idag en beredningsgrupp som bereder nämndens möten. Beredningsgruppen består av tre ledamöter och två ersättare som valdes i början av mandatperioden.

Beredningsgruppen, som har berett frågan om arbetsutskott, föreslår att beredningsgruppen ska fungera som arbetsutskott och utökas med en tredje ersättare.

Nuvarande medlemmar i beredningsgruppen är Mikael Johansson s (ordförande), Anna Arvidsson s (vice ordförande), Lina Lindman vf (ledamot), Linda Häreby s (ersättare) och Carl-Olof Svensson kd (ersättare).

En tredje ersättare till arbetsutskottet ska utses. 

Utbildningsnämnden gör en uppföljning av de beslut som nämnden tagit 6 månader tidigare. Ärenden som bedöms angelägna att följa upp rapporteras av ansvarig handläggare i nämnden.

Kommunen har ansvar för unga 16-19 år som inte går ett nationellt program på gymnasiet. Det kallas kommunalt aktivitetsansvar (KAA) och omfattar ungdomar som är folkbokförda i kommunen. I Ånge har Utvecklingsenheten ansvar för att följa upp om den unga av någon anledning valt bort gymnasieskolan och i dagsläget inte har någon sysselsättning. Målet med uppföljningen är att motivera till återgång till studier.

Redovisning av kommunalt aktivitetsansvar för januari och februari 2021.

Rapport från ledamöter och ersättare.

Ledamöter och ersättare ställer frågor om utbildningsnämndens verksamhet.

Kommunrevisionen har lämnat rapporten Granskning av grundskolans måluppfyllelse. Resultatet av rapporten presenterades vid kommunfullmäktiges möte 2021-02-22 och fullmäktige beslutade ge utbildningsnämndens ordförande i uppdrag att "redovisa en handlingsplan för hur vi ska ta vårt huvudmannaansvar och från huvudmannahåll komma till rätta med den i revisionen redovisade nedåtgående trenden i studieresultaten"

Utbildningsnämnden arbetar utifrån revisionsrapporten med en handlingsplan för ökad måluppfyllelse i grundskolan.

Inkomna handlingar och delegeringsbeslut delges.