Möte 2021-06-10

Ordförande ställer frågan om någon närvarande anmäler jäv. Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2014. Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv).

Som ny rutin beslutade kommunstyrelsen 2014-12-02, § 187 att samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en fråga om jäv inför mötet.

Jäv enligt Kommunallagen 24 - 26 §:

En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar.

Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om:

• saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående,

• jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,

• ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till,

• jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller

• det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet.

Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna.

Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar

I februari 2021 fick samtliga partier som finns representerade i kommunfullmäktige och kommunfullmäktiges presidium en remiss ”Ramverk för politisk organisation”.

Utifrån de inkomna remissvaren beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att uppdra till kommunchef att till kommunfullmäktiges sammanträde 25 oktober presentera underlag för beslut som möjliggör en förändrad politisk och förvaltningsorganisation från och med 2023-01-01.

Kommunens nämnder har specialistkompetens inom sina verksamhetsområden, därför är det viktigt att nämnderna involveras tidigt och belyser förslaget från sina områden och kunskap. Svar på remissen är senast 2021-06-25.

Frågor att besvara:
* Finns det speciallagstiftning för din nämnd som kan påverka den föreslagna
organisationen
* Finns det för din nämnd verksamhetskritiska specialområden som kan påverka den
föreslagna organisationen
*Övriga viktiga medskick
 

Ove Skägg, teknisk chef informerar om förslag till svar vid dagens sammanträde gällande revisionsrapporten.

KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en uppföljning av de granskningar som genomförts under ovanstående år.

Noteras att Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 25 februari 2021.

Tekniska nämnden ska besvara två rekommenderade åtgärder i uppföljningen.

Avsnitt 4.1.1 Bedömning avseende Granskning av beslut i styrelse och nämnder.

”Vi rekommenderar att rutinerna för att utbilda nyvalda ledamöter ses över och att utvärdering av styrelse och nämnders arbeten formaliseras så att det sker minst en gång per mandatperiod.”

Förslag till svar:
Vid mandatperiodens början får alla ledamöter en grundlig utbildning om nämndens verksamhetsområden, lagrum och uppdrag.

För nya ledamöter (och befintliga också) finns information för politiker på hemsidan som berör mötesrutiner, arvoden, med mera. De får också information från ordförande, förvaltningschef och nämndsekreterare när man påbörjar sin tjänstgöring i nämnden. Sedan löpande utbildning med förklaring i samband med att ärenden behandlas i nämnden för nya ledamöter och repetition för övriga ledamöter. Det finns ingen fastlagd rutin eller checklista.

Ett löpande förbättringsarbete sker vid behov i nämnden. Nämnden kommer också att följa om kommunstyrelsen antar nya riktlinjer för utbildning och utvärdering.

Avsnitt 5.3.1 Granskning av införandet av dataskyddsförordningen
”Vi rekommenderar styrelse och nämnder att säkerställa att arbetet med den nya rutinen för uppföljning och rapportering färdigställs.”

Förslag till svar:
Handlingsplan med checklista som togs fram i samband med att GDPR infördes gäller. Handlingsplanen är uppbyggd med information kring åtta insatsområden med aktiviteter som behöver genomföras. Flera av aktiviteterna i planen är redan helt eller delvis slutförda men finns med för att tydliggöra kraven på anpassningar.

Respektive förvaltningschef och VD i bolagen ansvarar, med stöd av verksamhetschefer och enhetschefer, för att aktiviteterna i handlingsplanen följs upp och rapporteras till personuppgiftsansvariga och till dataskydds-ombudet.

Till handlingsplanen finns en checklista som underlättar för förvaltningarna att dokumentera och rapportera status för de aktiviteter som genomförs. Checklistan med aktiviteter ska redovisas till nämnden, som är personuppgiftsansvarig. Uppdatering av checklistan kommer att göras samt att det pågår arbete med att ta fram en ny version.

I slutsats och rekommendationer finns ett antal punkter där revisionen anser att de beslutade åtgärderna är väsentligt att de blir genomförda och för de punkter som berör tekniska nämndens verksamhet så är förvaltningens inställning att de ska genomföras/färdigställas så snabbt som möjligt.