Möte 2021-02-25

Med anledning av situationen med spridning av coronavirus, Covid-19, rekommenderar Folkhälsomyndigheten och Regeringen att åtgärder för att reducera smittspridning vidtas.
Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Ånge kommun kap 2.5: Styrelsen och nämnderna får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid
och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar.

Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om:

• saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående,
• jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång,
• ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till,
• jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller
• det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet.

Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna.

Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar.

Förvaltningen redovisar ekonomiskt utfall, orsaker till utfall och prognos för hela 2021.

Sjukfrånvaro redovisas.

Aktuell information från socialnämndens verksamheter.

Information om covid-pandemin

Ensamkommande unga

Information om lokalförsörjning

Övrig information

Varje nämnd/styrelse ska årligen genomföra en risk- och väsentlighetsanalys och upprätta en internkontrollplan. Resultatet av risk- och väsentlighetsanalysen utgör grunden för internkontrollplanen.

Syftet med internkontroll är att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen i frågor som rör verksamhet, ekonomi och personal.

Internkontrollplanen fastställs av respektive nämnd/styrelse inför varje nytt år och delges kommunstyrelsen och revisionen. Väsentlighet och risk är utgångspunkten vid val av kontrollmoment, fel som kan tänkas uppstå och som kan medföra stor skada och det är en påtaglig risk för att den ska kunna inträffa.

Kommunstyrelsen har 2020-12-15 § 241 fattat beslut om koncernövergripande risker som ska följas upp 2021:

Beslut kommunstyrelsen:

1. Rekrytering och personuppgiftshantering är koncernövergripande risker som styrelse, nämnder och bolag ska följa upp och rapportera under 2021.

Utöver kommunstyrelsens identifierade risker ska socialnämnden analysera om det finns övriga risker som behöver behandlas under internkontrollen.

Socialnämnden kommer som underlag för arbetet utvärdera internkontrollen under 2020.

Tillsynsplanens planering beaktar den pågående Covid-19 pandemins fortskridning under 2021.

Enligt Alkohollagen 9 kap 2 § är kommunen skyldig att fastställa en tillsynsplan vilken ska redogöra för kommunens planerade tillsynsarbete. En tillsynsplan kan vara årlig eller flerårig men bör revideras vid behov och kan vara en del av kommunens verksamhetsplan. Planen bör specificeras vad kommunen planerar det kommande året att prioritera i sin tillsyn (som antal tillsynsbesök, inriktning, uppföljning m.m.). Det centrala är att den direkta tillsynen faktiskt bedrivs i den utsträckning som behövs för en effektiv kontroll av att bestämmelserna efterlevs.

Uppföljning av tillsynsplanen sker kontinuerligt under året till den politiska ledningen. Det ska vara tydligt att det är den politiska organisationen som står bakom beslut.

Beslutad tillsynsplan (gällande serveringstillstånd) ska lämnas till Länsstyrelsen enligt AL 9 kap 2 §.

Barnkonventionen punkt 3 och 33:
Barnets bästa ska komma i främsta rummet vid alla beslut som rör barn.
Vid alla åtgärder som rör barn, vare sig de vidtas av offentliga eller privata sociala välfärdssituationer, domstolar, administrativa myndigheter eller lagstiftande organ, ska i första hand beaktas vad som bedöms vara barnets bästa.

Varje barn har rätt att skyddas mot droger.

I socialnämndens årshjul beskrivs nämndens uppföljning av verksamheter samt aktiviteter under året. Socialnämnden har i uppgift att uppdatera årshjulet med aktuella aktiviteter för 2021.

Underlag är förslag till årshjul 2021.

Förslag till ändringar i delegeringsordningen för socialnämnden.

Förslag till ändring i delegationsordningen

Tillägg av följande:

5.34.1 Beslut att hos Förvaltningsrätten enl. 31 b § LVU ansöka om utreseförbud,  31 b § LVU, delegeras till Socialnämndens arbetsutskott

5.34.2 Beslut om omprövning och upphörande av utreseförbud enl. 31 c § LVU 31 c § LVU, delegeras till Socialnämndens arbetsutskott

5.34.3 Beslut om tillfälligt utreseförbud enl. 31 d § LVU 31 d § LVU, delegeras till Socialnämndens arbetsutskott

5.34.4 Beslut om upphörande av tillfälligt utreseförbud enl. 31 g § LVU 31 g § LVU, delegeras till Socialnämndens arbetsutskott

5.34.5 Beslut om tillfälligt undantag från beslutat utreseförbud enl. 31 i § LVU 31 i § LVU, delegeras till Socialnämndens arbetsutskott

Socialnämnden ska svara på revisorernas rapport Granskning av protokoll och styrande dokument på kommunens hemsida.

Revisorerna har genomfört en granskning av protokoll och styrdokument på kommunens hemsida. Revisorernas sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är att det inte finns några dokumenterade riktlinjer eller rutiner för publicering av protokoll och styrdokument eller för anslag av protokoll på hemsidan. Ånge kommun har en författningssamling på kommunens hemsida under "Regler och styrande dokument". Aktualiteten på styrdokumenten på Ånge kommuns hemsida varierar och det finns enligt vår bedömning behov av översyn av dokumenten.

På Ånge kommuns hemsida hanteras inga sekretessuppgifter. Dokument med sekretessuppgifter läggs inte ut på hemsidan. Anslagen av protokoll görs på ett korrekt sätt, men det går inte att hitta protokollen i anslutning till anslaget. Enligt vår bedömning finns en risk för att bilagor sekretessmarkeras med hänvisning till GDPR utan att så är nödvändigt.

Utifrån bedömning och slutsats rekommenderar revisorerna kommunstyrelsen och berörda nämnder att:

— Skriftliga rutiner tas fram för publicering av styrdokument, publicering av protokoll och anslag av protokoll på hemsidan.

— att ett förtydligande görs av internt vad som ska finnas på hemsidan och vad som ska publiceras på "Regler och styrande dokument" och att i riktlinjerna tydliggöra vad som ska publiceras på intranätet respektive hemsidan.

—tekniska nämnden att kontrollera att aktuell delegeringsordning är publicerad och om så är fallet, att se över behovet av revideringar i nämndens delegeringsordning.

— det görs en översyn av befintliga dokument på "Regler och styrande dokument", av dokumentens aktualitet och att uppdateringar/revideringar görs vid behov samt att riktlinjerna kompletteras med rutiner som säkerställer en regelbunden genomgång av publicerade dokument.

— justerade protokoll kopplas direkt till det aktuella anslaget.

— rutinerna för sekretessmarkering av bilagor i protokoll ses över och att sekretessmarkering på grund av personuppgifter endast görs när det handlar om personuppgifter som enligt sekretesslagen är skyddade.

Elin Rapp, kanslichef/kommunsekreterare har lämnat yttrande på rapporten till kommunstyrelsen. Socialförvaltningen föreslår samma svar som kommunstyrelsen antog som sitt svar, ks 2020-12-15  § 245.

Revisionens rekommendation:

— Skriftliga rutiner tas fram för publicering av styrdokument, publicering av protokoll och anslag av protokoll på hemsidan.

Svar: Ja, mer skriftlig dokumentation kommer att tas fram.

— att ett förtydligande görs av internt vad som ska finnas på hemsidan och vad som ska publiceras på "Regler och styrande dokument" och att i riktlinjerna tydliggöra vad som ska publiceras på intranätet respektive hemsidan.

Svar: Ja, mer skriftlig dokumentation kring fördelningen vi gör mellan internt och externt.

—tekniska nämnden att kontrollera att aktuell delegeringsordning är publicerad och om så är fallet, att se över behovet av revideringar i nämndens delegeringsordning.

Svar: revideringar är aktuella för både styrelsen och nämnderna, men skjuts fram på grund av covid-19.

— det görs en översyn av befintliga dokument på "Regler och styrande dokument", av dokumentens aktualitet och att uppdateringar/revideringar görs vid behov samt att riktlinjerna kompletteras med rutiner som säkerställer en regelbunden genomgång av publicerade dokument.

Svar: Ja, men inte prioriterat under pågående krishantering.

— justerade protokoll kopplas direkt till det aktuella anslaget.

Svar: Nej, det är dyrt, innebär mycket merarbete och är inte ett lagkrav.

— rutinerna för sekretessmarkering av bilagor i protokoll ses över och att sekretessmarkering på grund av personuppgifter endast görs när det handlar om personuppgifter som enligt sekretesslagen är skyddade.

Svar: Ånge kommun har öppenhet och transparens som princip. Men det finns inga lagkrav om att kommunen måste ha publicering på webben. Så vårt webbdiarium och vår öppna mötesportal är en utökad service. Om uppgifterna som är dolda efterfrågas så lämnas de ut via nämndsadministrationen. Ofta handlar det inte om sekretessmarkeringar utan personuppgifter som skyddas genom GDPR. Det skulle vara administrativt krävande att gå igenom materialet och sudda personuppgifter (högre risk att personuppgifter missas).

Enligt 16 kap 6 f-g § SoL och 28 f-h § LSS är kommunerna skyldig att rapportera alla gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader. Rapportering ska ske till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer och kommunfullmäktige.

Redovisning av kvartal 1, 2 och 4 2020.
Kvartal 3 redovisades i november 2020.

Socialnämnden gör en uppföljning av beslut som socialnämnden tagit sex månader tidigare. Ärenden som bedöms angelägna att följa upp rapporteras av ansvarig handläggare i socialnämnden.

Beslut som följs upp från mötet i augusti 2020:

2020-08-27 § 59, punkt 2: Förvaltningen får i uppdrag att ge förslag på hur antalet boendeplatser inom särskilt boende kan anpassas efter behovet, eftersom det fortsatt finns många lediga platser. 

Uppföljning sker under ärendet Redovisning av ekonomi.

2020-08-27 § 64: Inrätta tjänsten personligt ombud och arbeta in i budget för 2021.
Tjänsten är inrättad. Personliga ombudets verksamhetsberättelse 2020 delges nämnden.

Allmänhetens synpunkter, klagomål och beröm 2020, socialnämndens verksamheter.

Via kommunens e-tjänst Synpunktshantering har fyra st synpunkter (klagomål) kommit in.

Klagomål särskilt boende 2 st

Klagomål hemtjänst: 1 st

Klagomål på övrigt boende: 1 st

Synpunkter inom kommunens verksamheter kan lämnas anonymt eller med kontaktuppgifter. Om möjligt ska alla synpunkter besvaras. Svar har lämnats på både anonyma och namngivna synpunkter.

Information om synpunktshanteringen finns på https://www.ange.se/kommun-och-politik/politik-och-demokrati/dialog-och-synpunkter/synpunkter-klagomal-och-berom.html

I socialnämndens delegeringsordning har nämnden delegerat beslutanderätten i ärenden eller grupper av ärenden där det är tillåtet enligt kommunallagen. Beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden.

Delegeringsärenden:

november: 223-247

december: 248-272

Socialnämndens arbetsutskotts sammanträden

2021-01-11 § 1-2

2021-01-21 § 3-13

2021-02-11 § 14-19

Ledamöter och ersättare ställer frågor om socialnämndens verksamhet.

Rapport från samrådsgrupper.

Nämnden delges inkomna handlingar.